Tổng quan Hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử là gì? Vì sao shop bắt buộc phải có?
Hóa đơn điện tử (HĐĐT) là hóa đơn được lập, gửi và lưu trữ hoàn toàn dưới dạng dữ liệu điện tử, thay cho hóa đơn giấy. Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 70/2025/NĐ-CP, mọi doanh nghiệp và hộ kinh doanh đều phải sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế.
Nếu shop tự làm bằng tay, mỗi đơn hàng sẽ tốn vài phút để nhập lại thông tin sang phần mềm hóa đơn – rất dễ sai sót và không thể theo kịp khi đơn tăng.
Khi kết nối HĐĐT vào hệ thống, bạn nhận được:
- Không nhập liệu hai lần – dữ liệu đơn hàng tự chuyển thành hóa đơn.
- Tự động ký và gửi cơ quan thuế ngay khi đơn hàng giao thành công.
- Xuất hàng loạt cho nhiều đơn cùng lúc, thay vì làm từng đơn.
- Tra cứu và tải lại hóa đơn PDF của bất kỳ đơn nào, bất cứ lúc nào.
Hệ thống không tự phát hành hóa đơn. Shop vẫn cần một hợp đồng dịch vụ HĐĐT với nhà cung cấp (M-Invoice hoặc Mắt Bão) và một chữ ký số. Hệ thống đóng vai trò cầu nối: lấy dữ liệu đơn hàng, dựng hóa đơn và đẩy sang nhà cung cấp để ký – gửi cơ quan thuế.
Các khái niệm cần nắm trước khi cấu hình
Hóa đơn bán hàng và hóa đơn GTGT (VAT)
Đây là hai loại hóa đơn khác nhau, và hệ thống chọn tự động cho từng đơn:
| Hóa đơn bán hàng | Hóa đơn GTGT (VAT) | |
|---|---|---|
| Dành cho | Khách lẻ, không lấy hóa đơn công ty | Khách là doanh nghiệp, có mã số thuế |
| Điều kiện | Đơn không có mã số thuế người mua | Đơn có mã số thuế người mua |
| Mẫu sử dụng | Mẫu hóa đơn bán hàng | Mẫu hóa đơn VAT |
Vì vậy trong phần cấu hình, bạn phải khai cả hai mẫu – hệ thống tự chọn mẫu đúng dựa trên việc khách hàng có điền mã số thuế hay không.
Nếu đơn đã xuất hóa đơn bán hàng mà khách mới báo cần hóa đơn công ty, bạn vẫn có thể chuyển sang hóa đơn GTGT ngay trên màn hình chi tiết đơn – xem Xuất hóa đơn cho đơn hàng.
Ký hiệu hóa đơn (mẫu hóa đơn)
Ký hiệu hóa đơn là chuỗi 7 ký tự do shop đăng ký với cơ quan thuế, ví dụ 1C26TYY. Mỗi ký tự mang một ý nghĩa:
1C26TYY
│││ │└┴─ 2 ký tự do shop tự đặt
│││ └─── T: đăng ký với CQT · M: khởi tạo từ máy tính tiền
│└┴───── 2 số cuối của năm phát hành (26 = năm 2026)
└─────── loại hóa đơn (1: GTGT · 2: bán hàng · 5: tem vé thẻ)
└────── C: có mã CQT · K: không có mã
Bạn không cần tự nhập ký hiệu này. Sau khi kết nối thành công, hệ thống tự tải về danh sách ký hiệu mà shop đã đăng ký, bạn chỉ việc chọn trong danh sách xổ xuống.
Ký hiệu chứa 2 số cuối của năm, nên đầu mỗi năm shop cần chọn lại mẫu hóa đơn mới. Hệ thống chỉ hiển thị các ký hiệu của năm hiện tại – nếu danh sách trống, khả năng cao shop chưa đăng ký ký hiệu cho năm nay với cơ quan thuế.
Mã cơ quan thuế (mã CQT)
Sau khi hóa đơn được ký và gửi đi, cơ quan thuế sẽ cấp lại một mã CQT – đây là bằng chứng hóa đơn đã hợp lệ. Hóa đơn chỉ thực sự có giá trị pháp lý khi đã được cấp mã.
Ký số
Hóa đơn phải được ký bằng chữ ký số của shop trước khi gửi cơ quan thuế. Có hai hình thức:
- Ký bằng file/dịch vụ (chữ ký số mềm) – ví dụ FILE p12, EASY CA, ICA. Hệ thống ký tự động, không cần ai thao tác.
- Ký bằng USB token – phải cắm token vào máy và ký thủ công trên trang c ủa nhà cung cấp.
Tính năng tự động xuất hóa đơn và xuất hàng loạt chỉ hoạt động khi shop dùng chữ ký số mềm. Nếu shop chỉ có USB token, hóa đơn sẽ dừng ở trạng thái chờ ký và cần ký thủ công trên phần mềm của nhà cung cấp.
Vòng đời một hóa đơn trên hệ thống
Đơn hàng thành công
│
▼
Hóa đơn nháp ← hệ thống tự tạo, chưa gửi đi đâu
│
▼ (bạn bấm "Xuất hóa đơn", hoặc tự động khi đơn "Đã giao")
Đã gửi – chờ ký ← đã sang nhà cung cấp, chưa ký
│
▼ (ký số + gửi cơ quan thuế)
Hoàn thành ← đã có mã CQT, tải được PDF
Điểm quan trọng cần nhớ:
- Đơn hàng từ Mini App chỉ dừng ở bước hóa đơn nháp. Hóa đơn chỉ thực sự phát hành khi nhân viên bấm xuất, hoặc khi đơn chuyển sang Đã giao và shop đã bật Tự động xuất hóa đơn.
- Đơn bán tại quầy (POS) sẽ tự xuất hóa đơn ngay nếu đơn ở trạng thái Đã giao và Tự động xuất hóa đơn đang bật.
- Hóa đơn đã gửi cơ quan thuế thì không xóa được – chỉ có thể lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế trên phần mềm của nhà cung cấp.
Giá bán khai trong kho được hiểu là giá đã gồm thuế. Khi lập hóa đơn, hệ thống bóc ngược ra giá trước thuế theo mức thuế suất bạn cấu hình. Nếu khai sai thuế suất, số tiền trên hóa đơn sẽ lệch với số tiền khách đã trả.
Hệ thống hỗ trợ nhà cung cấp nào?
| Nhà cung cấp | Thông tin cần có để kết nối |
|---|---|
| M-Invoice | URL API, tên đăng nhập, mật khẩu, mã số thuế |
| Mắt Bão Invoice (MBI) | Tên đăng nhập, mật khẩu, mã số thuế |
Shop có thể khai báo cả hai, nhưng tại một thời điểm chỉ một nhà cung cấp được chọn làm đơn vị phát hành cho các hóa đơn mới.
Ba việc cần làm để bắt đầu
Ba bước dưới phải làm đúng thứ tự – bạn không chọn được mẫu hóa đơn nếu chưa kết nối thành công với nhà cung cấp.
1. Kết nối nhà cung cấp hóa đơn
Khai báo tài khoản dịch vụ HĐĐT của shop để hệ thống có quyền lập hóa đơn thay bạn, và tự tải về danh sách ký hiệu hóa đơn.
→ Kết nối nhà cung cấp hóa đơn điện tử
2. Cấu hình hóa đơn bán hàng
Chọn đơn vị phát hành, thuế suất mặc định, mẫu hóa đơn bán hàng / VAT, có tính phí vận chuyển vào hóa đơn hay không, và có tự động xuất hóa đơn hay không.
3. Xuất hóa đơn cho đơn hàng
Xuất hóa đơn cho từng đơn hoặc hàng loạt nhiều đơn cùng lúc, xem trước và tải PDF, chuyển hóa đơn bán hàng sang hóa đơn GTGT khi khách cần.