Cài đặt chung Affiliate
Tổng quan
Màn hình Cài đặt chung Affiliate là trung tâm cấu hình cốt lõi của toàn bộ chương trình Affiliate. Mọi thông số tại đây sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến cách hoa hồng được ghi nhận cho CTV, cách CTV đăng ký và cách hệ thống xử lý các yêu cầu thanh toán.
Tại đây, doanh nghiệp có thể:
- Bật / Tắt chương trình Affiliate cho cả shop.
- Cho phép duyệt đăng ký CTV tự động hoặc duyệt thủ công.
- Đặt hạn ghi nhận đơn kể từ lúc khách bấm link CTV.
- Chọn quy tắc ghi nhận khi khách bấm link của nhiều CTV.
- Quy định số tiền tối thiểu mà CTV phải đạt mới được rút.
- Cấu hình thời gian chờ duyệt hoa hồng cho đơn đã hoàn thành.
- Đặt kỳ thanh toán trong tháng.
- Soạn thảo chính sách Affiliate dành cho cộng tác viên.
Cài đặt chung chính là bộ luật vận hành của chương trình Affiliate. Một cấu hình sai có thể khiến shop chi quá nhiều hoa hồng, mất kiểm soát dòng tiền, hoặc khiến CTV không nhận được thanh toán đúng hạn. Hãy đầu tư thời gian để hiểu rõ từng thông số trước khi lưu.
Từ phiên bản hiện tại, mức hoa hồng không còn nằm trong màn hình Cài đặt chung. Bạn chỉ nhập hoa hồng mặc định một lần duy nhất khi bật chương trình; sau đó việc điều chỉnh được thực hiện tại:
- Hoa hồng mặc định — mức áp dụng cho toàn bộ sản phẩm.
- Hoa hồng nâng cao — nhóm hoa hồng riêng cho từng nhóm sản phẩm / CTV.
Truy cập màn hình Cài đặt chung
Từ menu quản trị, vào:
Affiliate → Cài đặt chung
Hệ thống sẽ hiển thị màn hình Cài đặt Affiliate với 2 tab chính:
- Cài đặt chung: Các thông số vận hành (trạng thái, hạn ghi nhận, thanh toán…).
- Thiết lập chính sách: Soạn thảo nội dung chính sách hiển thị cho CTV.
Lần đầu bật chương trình Affiliate
Nếu shop chưa từng bật Affiliate, màn hình sẽ hiển thị thông báo "Chương trình Affiliate chưa được bật" kèm nút Bật Affiliate.
Khi nhấn nút này, hệ thống mở popup Chỉnh hoa hồng mặc định để bạn nhập tỉ lệ hoa hồng mặc định cho tất cả sản phẩm (mặc định gợi ý sẵn 7%, khoảng khuyến nghị 5% – 15%).
Mức nhập ở đây chỉ áp dụng cho các sản phẩm chưa có hoa hồng riêng. Sản phẩm đã được gán vào nhóm hoa hồng riêng sẽ không bị ảnh hưởng.
Sau khi nhấn Lưu, chương trình được bật và màn hình chuyển sang dạng form đầy đủ 2 tab như mô tả bên dưới.
Tab 1: Cài đặt chung
Đây là tab quan trọng nhất, chứa toàn bộ thông số ảnh hưởng đến cách vận hành chương trình Affiliate. Tab được chia thành 3 nhóm: Chương trình, Ghi nhận hoa hồng theo hạn link, và Thanh toán cho CTV.
Nhóm 1: Chương trình
Trạng thái chương trình
Công tắc bật / tắt toàn bộ chương trình Affiliate cho shop.
- Đang hoạt động: Chương trình Affiliate đang chạy – CTV có thể đăng ký, link giới thiệu hoạt động, hoa hồng được ghi nhận bình thường.
- Tạm dừng: Tạm ngừng toàn bộ chương trình – không CTV mới đăng ký được, link giới thiệu ngừng tính hoa hồng.
Việc tạm dừng chương trình sẽ ảnh hưởng đến tất cả CTV đang hoạt động. Nếu chỉ muốn xử lý một số CTV cụ thể, hãy sử dụng tính năng Tạm ngừng ở màn hình Cộng tác viên thay vì tắt toàn bộ.
Duyệt đăng ký tự động
Công tắc quy định cách shop xử lý các yêu cầu đăng ký CTV mới.
- Bật: Mọi người đăng ký sẽ được duyệt ngay lập tức, trở thành CTV chính thức – phù hợp cho shop muốn mở rộng nhanh.
- Tắt: Yêu cầu đăng ký sẽ đi vào hàng đợi và chờ quản trị viên duyệt thủ công – phù hợp với shop cần kiểm soát chất lượng CTV.
- Bật tự động khi: shop làm chương trình đại trà, hoa hồng vừa phải, sản phẩm phổ thông.
- Tắt (duyệt thủ công) khi: shop có hoa hồng cao, hàng hóa đặc thù, cần đảm bảo CTV có kênh quảng bá phù hợp.
Nhóm 2: Ghi nhận hoa hồng theo hạn link
Nhóm này quy định đơn nào được tính cho CTV nào – phần logic quan trọng nhất của chương trình Affiliate.
Nguyên tắc: trong hạn ghi nhận, mọi đơn của khách sau khi bấm link CTV đều được tính hoa hồng cho CTV đó – kể cả khi khách vào lại app bằng đường khác để đặt hàng.
Hạn ghi nhận đơn (ngày)
Số ngày kể từ lúc khách bấm link CTV, trong đó mọi đơn của khách vẫn được tính hoa hồng cho CTV đó. Hết hạn này, đơn mới không còn được ghi nhận cho CTV.
- Giá trị mặc định: 7 ngày.
- Bắt buộc là số nguyên, tối thiểu 1 ngày.
Ví dụ: Đặt 7 → khách bấm link CTV ngày 1/6, mọi đơn khách đặt đến hết ngày 8/6 đều tính hoa hồng cho CTV đó.
Ở phiên bản trước, trường này cho phép nhập 0 để link không bao giờ hết hạn. Hiện tại giá trị tối thiểu là 1 – hệ thống luôn có một cửa sổ ghi nhận hữu hạn. Nếu muốn ghi nhận rất dài, hãy nhập một số ngày lớn (ví dụ 365) thay vì 0.
- 3 – 7 ngày → sản phẩm quyết định mua nhanh (đồ ăn, mỹ phẩm phổ thông).
- 14 – 30 ngày → sản phẩm giá trị cao, khách cần thời gian cân nhắc.
- Hạn càng dài → CTV càng dễ nhận hoa hồng, nhưng shop càng dễ trả hoa hồng cho đơn mà khách vốn đã tự mua.
Khi khách bấm link nhiều CTV
Quy tắc xử lý khi một khách bấm link của nhiều CTV mà các link đều còn trong hạn ghi nhận. Chọn một trong hai:
| Lựa chọn | Ý nghĩa |
|---|---|
| Ưu tiên click gần nhất (mặc định) | Hoa hồng thuộc về CTV có lần click gần nhất trước khi khách đặt đơn. |
| Ưu tiên click đầu tiên | Hoa hồng thuộc về CTV dẫn khách tới đầu tiên trong cửa sổ ghi nhận. |
- Click gần nhất thưởng cho CTV chốt được đơn – phổ biến nhất trên thị trường, khuyến khích CTV chăm sóc khách đến phút cuối.
- Click đầu tiên thưởng cho CTV khai phá khách mới – phù hợp khi shop muốn đẩy mạnh việc tìm khách hàng mới, tránh tình trạng CTV "cướp đơn" ở bước cuối.
Dòng tóm tắt tự động
Ngay dưới hai trường trên, hệ thống hiển thị một dòng tóm tắt phản ánh chính xác cấu hình bạn vừa chọn, ví dụ:
Khách bấm link CTV → trong 7 ngày, mọi đơn của khách được tính cho CTV có click gần nhất.
→ Hãy đọc lại dòng này trước khi lưu – đây là cách nhanh nhất để xác nhận bạn đã hiểu đúng cấu hình.
Nhóm 3: Thanh toán cho CTV
Nhóm này quy định khi nào và với điều kiện nào CTV nhận được tiền.
Số tiền tối thiểu có thể rút (đ)
Mức số dư khả dụng tối thiểu mà CTV phải đạt mới được rút tiền hoặc được đưa vào danh sách thanh toán.
Ví dụ: Nhập 500,000 → chỉ CTV có số dư khả dụng từ 500.000đ trở lên mới được thanh toán. Nếu tạo phiếu chi cho CTV chưa đạt ngưỡng, hệ thống sẽ báo lỗi và từ chối.
- Tiết kiệm phí chuyển khoản cho shop khi xử lý hàng loạt CTV.
- Khuyến khích CTV bán nhiều hơn để đạt ngưỡng rút.
- Giảm tải vận hành cho đội ngũ kế toán/thanh toán.
Thời gian chờ duyệt hoa hồng cho đơn đã hoàn thành (ngày)
Số ngày hệ thống giữ hoa hồng ở trạng thái "đang chờ" sau khi đơn giao thành công, trước khi chuyển sang số dư khả dụng.
Ví dụ: Nhập 4 → đơn giao thành công ngày 1/6 → hoa hồng khả dụng từ ngày 5/6.
→ Khoảng thời gian này cho shop cửa sổ để xử lý đơn hủy, đổi trả mà không phát sinh tranh chấp hoa hồng.
- Sản phẩm không cho đổi trả → 1–3 ngày.
- Sản phẩm cho đổi trả 7 ngày → 7–10 ngày.
- Sản phẩm có chính sách bảo hành/đổi trả 30 ngày → 14–30 ngày.
Hãy đặt thời gian chờ phù hợp với chính sách đổi trả của shop để tránh chi hoa hồng cho đơn sau đó bị hoàn.
Ngày bắt đầu / Ngày kết thúc kỳ thanh toán (1–31)
Hai trường quy định cửa sổ chi trả hoa hồng hàng tháng của shop.
- Ngày bắt đầu kỳ thanh toán: ví dụ nhập 20 → kỳ thanh toán mở từ ngày 20 hàng tháng.
- Ngày kết thúc kỳ thanh toán: ví dụ nhập 30 → kỳ thanh toán đóng vào ngày 30 hàng tháng.
Ngày kết thúc phải lớn hơn hoặc bằng ngày bắt đầu, nếu không hệ thống sẽ báo lỗi và không cho lưu. Cả hai trường đều nằm trong khoảng 1 – 31 và không bắt buộc – để trống nếu shop chi trả linh hoạt, không theo kỳ cố định.
Một kỳ chi trả rõ ràng giúp CTV biết trước khi nào có tiền, giảm tin nhắn hỏi han, và giúp kế toán gom chi trả thành một đợt thay vì xử lý lẻ tẻ cả tháng. Hãy ghi rõ kỳ này trong bản chính sách ở tab 2.
Thông báo dưới form
Phía cuối form có dòng nhắc:
Các thay đổi sẽ áp dụng ngay sau khi lưu.
→ Nghĩa là mọi cấu hình mới sẽ có hiệu lực tức thì cho toàn bộ CTV và các đơn phát sinh sau đó.
Tab 2: Thiết lập chính sách
Tab này là nơi shop soạn thảo bản chính sách Affiliate chính thức – nội dung sẽ hiển thị cho CTV biết các quy định của chương trình.
Trình soạn thảo
Hệ thống cung cấp trình soạn thảo văn bản chuyên nghiệp với đầy đủ chức năng:
- Định dạng tiêu đề, đoạn văn.
- In đậm, in nghiêng, gạch chân, gạch ngang.
- Đổi màu chữ, đánh dấu (highlight).
- Căn lề trái / giữa / phải.
- Trích dẫn, chèn code.
- Danh sách số, danh sách dấu chấm.
- Thụt lề, chỉ số dưới/trên.
- Chèn link, chèn ảnh.
- Xóa định dạng.
Nội dung nên có trong chính sách
Một bản chính sách Affiliate đầy đủ thường gồm các phần:
- Giới thiệu chương trình – mục đích, đối tượng tham gia.
- Điều kiện trở thành CTV – tiêu chí đăng ký, hồ sơ cần có.
- Cơ chế tính hoa hồng – % hoa hồng, sản phẩm áp dụng.
- Quy tắc ghi nhận đơn – hạn ghi nhận và quy tắc khi khách bấm link nhiều CTV; phải khớp với cấu hình ở tab 1 để tránh tranh chấp.
- Thời gian chờ duyệt hoa hồng – khớp với cài đặt ở tab trên.
- Chính sách thanh toán – kỳ thanh toán (ngày bắt đầu/kết thúc), mức rút tối thiểu, hình thức chi trả.
- Hành vi bị cấm – spam, lừa đảo, sử dụng tên thương hiệu không đúng…
- Cam kết của shop – minh bạch số liệu, hỗ trợ CTV.
- Điều khoản kết thúc/thay đổi chính sách.
Chính sách Affiliate là căn cứ giải quyết tranh chấp giữa shop và CTV. Hãy soạn thảo rõ ràng – đầy đủ – công bằng, và đồng nhất với các thông số đã cài ở tab Cài đặt chung. Nếu cần, nhờ luật sư hoặc chuyên gia rà soát trước khi công bố.
Lưu cài đặt
Sau khi đã cấu hình ở tab Cài đặt chung hoặc cập nhật tab Thiết lập chính sách, nhấn nút Lưu cài đặt ở cuối màn hình để áp dụng thay đổi.
Sau khi lưu thành công:
- Các thông số cấu hình sẽ có hiệu lực ngay lập tức cho toàn bộ CTV và đơn hàng phát sinh sau đó.
- Bản chính sách mới sẽ hiển thị cho CTV ở các vị trí có liên kết đến chính sách Affiliate.
Nếu Hạn ghi nhận đơn, Quy tắc khi khách bấm link nhiều CTV, Số tiền tối thiểu có thể rút hoặc Thời gian chờ duyệt hoa hồng để trống/không hợp lệ, hệ thống sẽ highlight lỗi tại trường đó và dừng việc lưu. Lưu ý các trường này nằm ở tab Cài đặt chung – nếu bạn đang đứng ở tab Chính sách mà nhấn Lưu không thấy phản hồi, hãy quay lại tab 1 để kiểm tra.
Mỗi khi đổi thông số quan trọng (hạn ghi nhận đơn, quy tắc ghi nhận, mức rút tối thiểu, kỳ thanh toán…), hãy thông báo cho toàn bộ CTV qua kênh truyền thông nội bộ. Việc minh bạch giúp CTV chủ động điều chỉnh kế hoạch bán hàng và tránh hiểu lầm.
Quy trình thiết lập khuyến nghị cho shop mới
Nếu shop lần đầu triển khai Affiliate, hãy thực hiện theo trình tự sau:
- Bước 1: Nhấn Bật Affiliate, nhập hoa hồng mặc định (gợi ý 5%–15%) rồi Lưu.
- Bước 2: Ở tab Cài đặt chung, kiểm tra Trạng thái chương trình đang bật.
- Bước 3: Quyết định Duyệt đăng ký tự động hay thủ công (gợi ý: ban đầu nên duyệt thủ công để kiểm soát chất lượng).
- Bước 4: Đặt Hạn ghi nhận đơn phù hợp với chu kỳ ra quyết định mua của khách (gợi ý 7 ngày).
- Bước 5: Chọn quy tắc khi khách bấm link nhiều CTV (gợi ý: Ưu tiên click gần nhất).
- Bước 6: Đặt Số tiền tối thiểu có thể rút (gợi ý 200.000đ – 500.000đ).
- Bước 7: Đặt Thời gian chờ duyệt hoa hồng khớp với chính sách đổi trả.
- Bước 8: Đặt kỳ thanh toán (ví dụ từ ngày 1 đến ngày 5 hàng tháng) – hoặc để trống nếu chi trả linh hoạt.
- Bước 9: Sang tab Thiết lập chính sách, soạn thảo nội dung chính sách đầy đủ.
- Bước 10: Nhấn Lưu cài đặt và bắt đầu vận hành.
- Bước 11: Vào Hoa hồng mặc định / Hoa hồng nâng cao để tinh chỉnh mức hoa hồng cho từng nhóm sản phẩm.
Tổng kết
Màn hình Cài đặt chung Affiliate đóng vai trò nền tảng vận hành của toàn bộ chương trình Affiliate, giúp doanh nghiệp:
- Kiểm soát toàn diện quy tắc ghi nhận đơn và quy trình thanh toán.
- Tự động hóa việc duyệt CTV, ghi nhận hoa hồng và chi trả theo kỳ.
- Minh bạch hóa chính sách dành cho cộng tác viên.
- Linh hoạt điều chỉnh theo từng giai đoạn phát triển của shop.
Đừng để Cài đặt chung trở thành một màn hình "cài rồi quên". Mỗi quý, hãy rà soát lại các thông số dựa trên kết quả thực tế: nếu hoa hồng đang chiếm tỷ trọng quá cao trong doanh thu → xem lại hạn ghi nhận và mức hoa hồng; nếu CTV phàn nàn bị "cướp đơn" → cân nhắc đổi quy tắc sang Ưu tiên click đầu tiên. Cài đặt tốt = vận hành nhẹ + đội ngũ CTV hạnh phúc.