Xuất hóa đơn cho đơn hàng
Tổng quan
Sau khi đã kết nối nhà cung cấp và cấu hình hóa đơn, mỗi đơn hàng thành công sẽ được hệ thống dựng sẵn một hóa đơn nháp. Hóa đơn nháp này chưa được gửi đi đâu cả – nó chỉ thực sự phát hành khi:
- Bạn bấm xuất trên màn hình đơn hàng, hoặc
- Đơn chuyển sang Đã giao và shop đã bật Tự động xuất hóa đơn.
Trang này hướng dẫn cách xuất thủ công – đặc biệt là xuất hàng loạt cho nhiều đơn cùng lúc.
Khách đặt hàng trên Mini App chỉ tạo ra hóa đơn nháp. Đây là chủ ý – để nhân viên kịp kiểm tra thông tin người mua trước khi hóa đơn được gửi lên cơ quan thuế, vì hóa đơn đã gửi thì không xóa được.
Xuất hóa đơn hàng loạt
Đây là cách nhanh nhất khi shop cần xuất hóa đơn cho hàng chục đơn trong ngày.
Bước 1: Mở tab "Đã giao" và chọn đơn
Vào màn hình Đơn hàng, chuyển sang tab Đã giao, rồi tích chọn các đơn cần xuất hóa đơn.
Nút này chỉ hiện ở tab "Đã giao" và chỉ khi shop đã bật Tạo hóa đơn bán hàng trong phần cấu hình. Nếu đang ở tab khác (Chờ xác nhận, Đang giao…) thì nút sẽ không xuất hiện – đây là hành vi đúng, vì hóa đơn chỉ nên phát hành khi đơn đã giao thành công.
Bước 2: Bấm "Xuất hóa đơn" và xác nhận
Nhấn nút Xuất hóa đơn, hệ thống hỏi lại "Bạn có chắc chắn muốn xuất hóa đơn điện tử cho các đơn hàng đã chọn không?" – chọn Xuất.
Xuất hàng loạt sẽ ký và gửi hóa đơn thẳng lên cơ quan thuế. Hóa đơn đã gửi thì không xóa được, chỉ có thể lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế trên phần mềm của nhà cung cấp. Hãy kiểm tra kỹ danh sách đơn đã chọn trước khi xác nhận.
Bước 3: Đọc kết quả
Hệ thống xử lý từng đơn và hiển thị popup Xuất hóa đơn điện tử với hai cột:
- ✅ Đơn hàng thành công – danh sách mã đơn đã xuất hóa đơn.
- ❌ Đơn hàng thất bại – mã đơn kèm lý do cụ thể để bạn xử lý.
Trong lúc còn hiện "Đang xử lý...", hệ thống vẫn đang chạy. Hãy đợi đến khi hai cột hiển thị đủ số lượng rồi mới đóng, để không bỏ sót đơn nào bị lỗi.
Các lý do thất bại thường gặp
| Lý do | Cách xử lý |
|---|---|
| Hóa đơn đã được xuất và hoàn thành | Đơn này đã có hóa đơn hợp lệ rồi – không cần làm gì thêm. |
| Đơn không thuộc Mini App hoặc POS | Chỉ đơn tạo từ Mini App hoặc bán tại quầy (POS) mới xuất được hóa đơn. Đơn đồng bộ từ nền tảng khác cần xuất trên chính nền tảng đó. |
| Thiếu mẫu hóa đơn | Chưa chọn Mẫu hóa đơn bán hàng hoặc Mẫu hóa đơn VAT trong cấu hình, hoặc mẫu đã hết hiệu lực do sang năm mới. |
| Lỗi đăng nhập nhà cung cấp | Mật khẩu dịch vụ đã đổi – khai báo lại ở Kết nối nhà cung cấp. |
| Chưa cài đặt ký số | Shop dùng USB token nên không ký tự động được, hoặc chữ ký số đã hết hạn. Cần kiểm tra với nhà cung cấp. |
| Ngày hóa đơn không hợp lệ | Cơ quan thuế không cho phát hành hóa đơn có ngày nhỏ hơn hóa đơn đã phát hành trước đó. Thường gặp khi xuất bù cho đơn cũ. |
Các đơn thất bại không bị đánh dấu gì cả – sau khi khắc phục nguyên nhân, bạn chỉ cần chọn lại đúng những đơn đó và bấm xuất lần nữa.
Xem trước và tải hóa đơn PDF
Mở chi tiết đơn hàng của một đơn đã có hóa đơn, chọn Xem trước hóa đơn.
Tại đây bạn xem được bản PDF của hóa đơn và tải về để gửi cho khách hoặc lưu trữ nội bộ.
Nếu hóa đơn mới ở trạng thái chờ ký, bản PDF vẫn xem được nhưng chưa có mã cơ quan thuế. Chỉ hóa đơn đã ký và gửi thành công mới có mã CQT và đầy đủ giá trị pháp lý.
Chuyển hóa đơn bán hàng sang hóa đơn GTGT
Tình huống rất hay gặp: khách đặt hàng như khách lẻ, đơn đã xuất hóa đơn bán hàng, sau đó khách mới báo cần hóa đơn công ty.
Trong màn hình chi tiết đơn hàng, chọn chức năng chuyển sang hóa đơn GTGT và điền thông tin doanh nghiệp của khách:
Cần điền:
- Tên đơn vị mua – tên công ty theo đăng ký kinh doanh.
- Mã số thuế – chính trường này quyết định hóa đơn chuyển thành loại GTGT.
- Địa chỉ – địa chỉ đăng ký của công ty.
- Email – để gửi hóa đơn cho khách.
Sau khi lưu, hệ thống chuyển đơn sang loại hóa đơn GTGT và xuất lại bằng Mẫu hóa đơn VAT đã cấu hình.
Mã số thuế sai sẽ tạo ra hóa đơn sai, và hóa đơn đã gửi cơ quan thuế thì phải lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế mới sửa được. Hãy đối chiếu mã số thuế với giấy đăng ký kinh doanh của khách, đừng gõ theo trí nhớ.
Mẹo vận hành
- Cuối mỗi ngày, mở tab Đã giao, lọc theo ngày.
- Chọn toàn bộ đơn trong ngày → Xuất hóa đơn.
- Chụp lại hoặc ghi ra danh sách đơn thất bại kèm lý do.
- Khắc phục theo bảng lý do ở trên, rồi xuất lại riêng nhóm đó.
Cách này giúp shop kiểm soát được đúng những đơn có vấn đề, thay vì xuất lại toàn bộ.
Bật Tự động xuất hóa đơn bán hàng trong cấu hình – hóa đơn sẽ tự phát hành ngay khi đơn chuyển sang Đã giao. Lưu ý cân nhắc nếu shop hay có đơn hoàn, vì hóa đơn đã gửi cơ quan thuế thì không xóa được.